Monitoring w miejscu pracy - jakich zasad należy przestrzegać

Monitoring na dobre zadomowił się w naszej codzienności. Nikogo nie dziwią już kamery na ulicach miast, w obiektach handlowych czy środkach komunikacji publicznej. Od jakiegoś czasu systemy monitorowania pojawiły się również w biurach. Pracodawcy coraz częściej decydują się na użycie takiego rozwiązania. Chociaż nie ma na ten temat żadnego zapisu w Kodeksie Pracy, właściciel firmy musi przestrzegać pewnych zasad. W artykule wyjaśniamy zasady funkcjonowania monitoringu w miejscach pracy oraz reguły, których musi w związku z tym przestrzegać właściciel firmy. Zapraszamy do lektury.

W kontekście monitoringu w miejscu pracy najczęściej pojawia się pytanie czy jest to zgodne z prawem. Pracownicy nie zawsze czują się komfortowo z myślą, że cały czas są obserwowani. Monitoring kojarzony jest często z ograniczaniem prywatności. Polskie prawo nie reguluje jednoznacznie tej kwestii, nie można odwołać się zatem do żadnej konkretnej ustawy zabraniającej pracodawcy stosowania kamer. Pracodawca nie może jednak w żaden sposób łamać praw zatrudnionych oraz udostępniać nagrań z monitoringu osobom nieuprawnionym. Dlatego też zapisy pochodzące z kamer muszą być odpowiednio chronione, by nie dostały się w niepowołane ręce.

Z punktu widzenia pracodawcy stosowanie monitoringu ma na celu zwiększenie ochrony określonych dóbr, ochronę samych pracowników oraz zabezpieczenie klientów – wszystko zależy od rodzaju prowadzonej działalności. Jeśli właściciel zdecyduje się na wdrożenie takiego rozwiązania w przedsiębiorstwie, powinien poinformować o tym wszystkich pracowników. Najlepiej zawrzeć zasady dotyczące monitoringu również w regulaminie miejsca pracy – można odnotować w nim na przykład konkretne miejsca, w których zamontowano kamery, oraz dokładny cel stosowania takich działań. Jeżeli w firmie zatrudnianych jest ponad 20 pracowników, klauzula dotycząca stosowania monitoringu musi obowiązkowo znaleźć się w regulaminie. W przypadku gdy pracowników jest mniej, można poinformować ich słownie lub pisemnie. Zaleca się otrzymanie od każdego pracownika pisemnego potwierdzenia zapoznania się z zasadami.

Jak wspomniano, powodów stosowania monitoringu w miejscu pracy może być kilka. Jednak bez względu na to, dlaczego pracodawca decyduje się wdrożyć takie rozwiązanie do firmy, musi bezwzględnie poinformować pracowników o celu przedsięwzięcia takich środków. Właściciele przedsiębiorstw najczęściej argumentują swoją decyzję zapewnieniem dodatkowej ochrony pracowników i mienia. Celem używania kamer może być także zabezpieczenie firmy przed kradzieżami lub zapewnienie ochrony tajemnicy służbowej.

Stosowanie kamer w miejscu pracy ma pewne ograniczenia. Dotyczą one przede wszystkim miejsc, w których nie powinno się używać monitoringu. Bez względu na cel wdrożenia takiego systemu, kamer nie można montować na przykład w toaletach, szatniach i pomieszczeniach socjalnych, czyli wszystkich miejscach, w których pracownicy nie wykonują zadań służbowych. Aby nie naruszyć prywatności pracownika, nie zaleca się stosowania kamer także w prywatnych gabinetach.

Jeżeli dane pochodzące z nagrań mają zostać w jakikolwiek sposób przetwarzane, właściciel firmy musi poinformować o tym pracowników w myśl ustawy o ochronie danych osobowych (RODO). Materiał może być wykorzystany na przykład w celu wyjaśnienia sporów pracowniczych – jednak wyłącznie w przypadku uprzedniego poinformowania zatrudnionych o stosowaniu takiego systemu. Pracodawca ma przy tym obowiązek określenia czasu, na jaki nagrania będą przechowywane.