Zasady monitoringu w miejscu pracy

W dzisiejszej rzeczywistości nikogo nie dziwi ani oburza obecność kamer w większości przestrzeni użytkowej w sferze publicznej. Podgląd i kontrola stały się normalnością, więc nikt nie zwraca na nie uwagi. Nie ma w tym nic złego, o ile mamy świadomość obecności takiego podglądu oraz nie narusza on przestrzeni prywatnej. Firmy w większości przypadków stosują monitoring jako swego rodzaju zabezpieczenie. Jednak warto pamiętać, że przy stosowaniu monitoringu w firmach i miejscach publicznych obowiązują także pewne zasady i należy ich przestrzegać pod groźbą kary. Monitoring w miejscu pracy jest w pełni zgodny z polskim prawem i w Kodeksie Pracy nie ma na ten temat żadnej wzmianki - mogłoby się wydawać, że w takim razie nie ma żadnych regulacji, ale są.

Informacja dla pracowników
Pracodawcy mają obowiązek powiadomienia swoich pracowników o tym, że obiekt jest monitorowany. W momencie wprowadzenia systemu monitoringu należy niezwłocznie zawiadomić pracowników o funkcjonowaniu kamer w miejscu pracy. Warto także podać do wiadomości przyczynę zainstalowania nadzoru wizyjnego. Pracodawca, który nie poinformuje swoich pracowników naraża się na pogwałcenie prawa i konsekwencje na drodze prawnej. Powiadomienie może mieć formę ustną lub pisemną, ale wymagana jest niezależnie od formy przekazania informacji podpisana przez każdego pracownika klauzula o świadomości funkcjonowania systemu monitoringu na terenie firmy. Każdy pracownik powinien taką klauzulę otrzymać przy zawieraniu oficjalnej umowy.

Cel i powód monitoringu
Monitoring powinien być przemyślany i uzasadniony. Powodem zastosowania monitoringu nie powinna być próba wprowadzenia reżimu i kontroli pracowników. Obserwacja przez kamery może wzbudzać różne emocje, dlatego zawsze warto podać cel i powód wprowadzenia takiego systemu. Ważny jest odpowiedni argument. Ochrona mienia i użytkowników stanowi wystraczający argument dla uzasadnionego wprowadzenia monitoringu, choć nie do wszystkich może trafić. Jednak mamy wszelkie prawo wprowadzić kontrolę kamer, gdy w grę wchodzi ochrona tajemnic firmowych, bezpieczeństwo, kontrola przestrzegania klauzuli poufności czy zabezpieczenia przeciw kradzieżom. Według opinii Państwowej Inspekcji Pracy kontrola i monitorowanie za pomocą kamer pracowników jest niestosowne.

Miejsca zabronione
Kamer nie mogą być stosowane w dowolnych miejscach, bowiem są strefy niedozwolone. Miejsca, w których stosowanie kamer uważa się za niestosowne i pogwałcające prywatność będą wyłączone z kontroli wizyjnej. Wśród takich miejsc znajdą się łazienki, toalety, szatnie, pomieszczenia socjalne i prywatne gabinety. Za umieszczenie w takich miejscach kamer grozi kara grzywny oraz nakaz usunięcia kamer z danej przestrzeni. Wynika to z zasady poszanowania prywatności, moralności i godności ludzkiej. Strefy wolne od pracy, jak miejsca socjalne, w których pracownicy spędzają czas wolny od pracy nie powinny być kontrolowane pracą kamer - pracownicy w tym czasie nie stanowią części życia firmy, wychodząc na ten czas z roli pracownika.

Monitoring, a przetwarzanie danych
Rejestry z kamer powinny być odpowiednio zabezpieczone. Zawartość nagrań można przetwarzać wyłącznie w przypadku poinformowania pracowników o funkcjonowaniu monitoringu oraz o ich prawach, na podstawie Ustawy o Ochronie Danych Osobowych. W przypadku spełnienia kryteriów, danych z zapisów obrazów można użyć w sprawach sądowych, konfliktach wewnętrznych firmy jako dowód obciążający. Kamery w miejscach niedozwolonych oraz te, o których pracownicy nie zostali poinformowani nie mogą być wykorzystane w dochodzeniu winnych.